住民票の写し等の交付

 

ページ番号1004493　 更新日 令和6年3月1日 印刷　

住民票の写し等の交付については、（1）窓口申請（2）コンビニ交付サービス（3）郵送申請のいずれかで請求できます。
各種証明書に有効期限はありません。提出先で有効期限を定めている場合もありますので、提出先にご確認ください。

例年3月から5月のゴールデンウイーク明けまでは、就職や転勤などで引っ越しをする方が増え、杉並区役所東棟1階　区民課区民係の窓口が大変混み合います。この期間は住民票等の写しの交付の手続きでも、受付までに1時間近くお待ちいただく場合があります。時間に余裕をもってお越しください。
各区民事務所でも住民票等の写しの交付申請ができます。混雑を避けるためにも、できるだけお近くの区民事務所をご利用ください（開庁後すぐの時間は各窓口とも比較的空いています）

区民事務所のご案内と区民課区民係の現在の混雑状況は以下のリンク先をご覧ください。

（1）窓口申請

種類

  • 住民票の写し
  • 住民票記載事項証明書
    （現在住民登録をしている方の住民票の写しの内容の中から、申請者の方が必要とする項目のみを証明するものです。証明する用紙をお持ちの場合は、窓口にご持参ください。指定の用紙がない場合は杉並区の書式で証明いたしますので、提出先に証明が必要な項目を確認して請求してください。）
  • 不在住証明書

手数料

1通300円

必要なもの（本人または同一世帯員が請求する場合）

  • 住民票の写し・記載事項証明書交付申請書（窓口にあります）
  • 本人確認書類（下記、「本人確認について」を参照ください。）

必要なもの（代理人が請求する場合）

  • 住民票の写し・記載事項証明書交付申請書（窓口にあります）
  • 本人確認書類（下記、「本人確認について」を参照ください。）
  • 委任状

（注意）

・請求理由や使用目的などをご説明いただく場合があります。
・個人番号、住民票コードを記載した住民票の写しは、本人の住民登録住所あてに郵送となります。郵送代については、本人負担となりますので切手等をお持ちください。

申請場所

区民課区民係（区役所東棟1階）・区民事務所

本人確認について

窓口では次のいずれかの方法で本人確認を実施しています。
ご来庁の際には、下記に記載されている証明書等をお持ちください。

1．1点のご提示で確認するもの

官公署が発行した証明書で顔写真があるもの

運転免許証、マイナンバーカード（個人番号カード）、旅券、住民基本台帳カード（写真あり）、在留カード、特別永住者証明書など

2．2点以上のご提示で確認するもの　

官公署が発行した証明書で顔写真がないもの 

健康保険証、介護保険証、年金手帳（基礎年金番号通知書は不可）、年金証書、住民基本台帳カード（写真なし）など

（注意）通知カードは本人確認書類になりません。

3．上記2の書類と合わせて、2点以上のご提示で確認させていただくもの

法人が発行した顔写真付き身分証明書、写真付き学生証など

（2）証明書コンビニ交付サービス

種類

住民票の写し

（注意）

  • 住民票の除票、住民票記載事項証明書は取得できません。
  • 住民票コードは必ず省略となります。必要な場合は窓口でご申請ください。

手数料

1通200円

必要なもの

（1）以下のいずれか

  • マイナンバーカード（個人番号カード）
  • 利用登録申請の手続きをしてある住民基本台帳カード
  • スマホ用電子証明書が搭載されたスマートフォン

（2）それぞれに設定されている暗証番号

利用できない方

  • 15歳未満、成年被後見人の方
    同世帯の別の方のマイナンバーカード（個人番号カード）を利用、または窓口・郵送で申請してください。
  • 転出届を出した方、亡くなられた方
    届け出後、コンビニ交付サービスが利用できなくなります。窓口または郵送で申請してください。

その他、方法などの詳細は以下のリンクをご覧ください。

（3）郵送申請

　種類

  • 住民票の写し
  • 住民票記載事項証明書
    （現在住民登録をしている方の住民票の写しの内容の中から、申請者の方が必要とする項目のみを証明するものです。証明する用紙をお持ちの場合は、同封してください。指定の用紙がない場合は杉並区の書式で証明いたしますので、提出先に証明が必要な項目を確認して請求してください。）
  • 不在住証明書

手数料

1通300円

ゆうちょ銀行または郵便局で購入した手数料相当の定額小為替を同封してください。

申請できる人

  • 本人または同一世帯員
  • 代理人（委任状が必要です）

必要なもの

下記、「郵送申請の方法」をご覧ください。

郵送申請の方法

郵送による申請の場合は、以下の4点（代理人による申請の場合は5点）をお送りください。
普通郵便の場合は証明書がお手元に届くまで、通常1週間程度かかります。

（郵便事情により通常時よりも日数がかかる場合があります。お急ぎの場合は往復「速達」としてください）

また、送付先は請求者本人の住民登録地に限ります。

1．申請書

以下のいずれかの方法により、申請書を作成してください。

（1）下記のリンクから、申請書をダウンロードして記入してください。

（2）（1）ができない場合は、便箋等に次の必要事項を記入してください。

  1. 申請者の住所、氏名、電話番号（昼間の連絡先）
  2. 必要な住民票の住所、氏名
  3. 世帯全員分・世帯の一部の別（世帯の一部の場合、必要な人の名前）
  4. 必要な住民票の通数（除票を必要とされる場合は、通数の欄に「除票〇通」と記入してください。）
  5. 世帯主、続柄表示の要・不要
  6. 本籍地表示の要・不要（日本人住民のみ）
  7. 国籍・地域表示の要・不要（外国人住民のみ）
  8. 在留・特別永住の情報等の表示の要・不要（外国人住民のみ）
  9. 氏名のカタカナ表示の要・不要（外国人住民で住民票に記載がある方のみ）
  10. 申請理由
    本人または同一世帯員でない方からの申請の場合、申請理由を明らかにする資料などが必要な場合があります。詳しくはお問い合わせください。

住民票コード・個人番号（マイナンバー）の記載が必要な場合はご相談ください。

2．本人確認書類

マイナンバーカード（個人番号カード）の表面・運転免許証・国民健康保険証など、官公署が発行した氏名、住所、生年月日の記載がある証明書のコピー（写真なしのものは2点）を同封してください。

（注意）

  • 送付先（請求者の住民登録地）の記載がある本人確認書類のコピーが必ず必要です。
  • 国民健康保険証などの被保険者証の写しをお送りいただく場合は、被保険者等記号・番号にマスキングをしてください。
  • パスポート（住所の記載がないため）・個人番号の通知カードは本人確認書類になりません。

3．返信用封筒

封筒に請求する方の郵便番号、住所、氏名を記入の上、切手を貼ってください。送付先は「2.本人確認書類」で確認できる現住所に限ります。

切手は申請する住民票の写し等の種類や通数により料金が異なります。

（定形サイズの封筒の場合、住民票1通であれば25グラム以内です）
料金等の詳細は以下のリンクをご覧ください。

4．手数料

手数料相当の定額小為替をゆうちょ銀行または郵便局で確認し、無記名のまま同封してください。

手数料は、1通につき300円です。

5．委任状（代理人申請の場合のみ）

本人、同一世帯員以外の代理人が申請を行う場合は、委任者作成の委任状が必要です。

（1）代理人の住所記載について
委任状、申請書、返信用封筒それぞれに記載する住所は「2．本人確認書類」の住所と必ず一致させてください。

（2）委任状について
委任状の項目2「必要な記載」と申請書の項目2「本籍、続柄等の記載」欄の記載は必ず一致させてください。

（住民票の写しに「本籍・筆頭者」「世帯主・続柄」「個人番号（マイナンバー）」「住民票コード」の記載が必要な方は委任状と申請書の両方にその旨を記載してください。）

（3）個人番号（マイナンバー）入りの住民票等を申請する場合
本人の住所地あてに郵送で交付します。
代理人に対して交付することはできません（15歳未満の者の法定代理人と成年後見人は除く）

送付先

杉並区役所 区民課区民係
〒166-8570 杉並区阿佐谷南1丁目15番1号

お問い合わせ先

区民係住民票郵送担当
電話：03-5307-0789（ダイヤルイン）

請求時の注意事項

  • 本人または同一世帯員、委任状をお持ちの代理人以外の方からの申請の場合、資料などが別途必要になる場合があります。詳しくはお問い合わせください。
  • 住民票の写しは、特別の請求がない限り、本籍、筆頭者、世帯主氏名、続柄、住民票コード、個人番号（マイナンバー）の記載を省略します。
  • 住民票コード、個人番号（マイナンバー）を記載した住民票は、本人または同一世帯員にしか交付できません。
    （個人番号を記載した住民票については、平成30年11月29日から、「15歳未満の者の法定代理人」もしくは「成年後見人」からの請求の場合、当該法定代理人に交付することができるようになりました。）
  • 公的年金の請求、児童扶養手当の申請など公的な手当や給付の申請に必要な場合などは手数料が無料になる場合があります。（窓口・郵送での申請のみ）
    詳しくはお問い合わせください。
  • 転出届け出後の住民票の写し申請については、転出届の内容により、住民票の写しまたは除かれた住民票（除票）を交付します。
    なお、平成26年3月以前に消除された住民票については、保管期間経過につき廃棄済みのため、除かれた住民票（除票）は交付できません。
  • 区民課区民係窓口（区役所東棟1階）は大変混み合いますので、区民事務所をご利用ください。
    また、休日明けの日（特にゴールデンウィークや年末年始などの連休明けの日）、大安日、昼休みの時間帯（午前11時～午後2時）は窓口が非常に混み合いますので、あらかじめご了承ください。
  • 区内に設置していた証明書自動交付機は、平成30年8月31日（金曜日）をもって全て廃止となりました。

令和3年1月4日から住民票の写しの様式が変わりました

令和3年1月4日に区民の住民登録情報を管理する住民記録システムを切り替えたことにより、住民票の写しの様式を変更しました。
交付手数料は、これまで通り1通300円です。

令和3年1月4日以前（システム切り替え前）の履歴が記載された住民票の写しについて

新しい住民記録システムへの切り替えにより、全ての住民票が改製されました。これに伴い、令和3年1月4日以前の情報が記載された住民票の写しは、「除票」になります。なお、除票の申請は窓口または郵送で可能です。
交付手数料は、1通300円です。

関連情報

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このページに関するお問い合わせ

区民生活部区民課区民係
〒166-8570　東京都杉並区阿佐谷南1丁目15番1号
電話：03-3312-2111（代表）　ファクス：03-5307-0771